Ďalšie manuály Aurus EKONOMIKA

Príjemka - Výdajka - Prevodka

Umiestnenie: Sklad - Vstupy - Doklady

V tomto okne sa nahrávajú skladové doklady ako sú príjemky, výdajky a prevodky. Každý typ dokladu pozostáva z hlavičky a riadkov, ktoré obsahujú jednotlivé materiálové položky podľa typu pohybu.

V hlavičke dokladu sa nachádzajú základné informácie pre číslo dokladu, periódu, sklad, dátum vystavenia, druh dokladu, druh nákupu, poznámku.

Ďalej, informácie o užívateľovi, ktorý doklad vystavil a informácie o prípadných súvislostiach:

  • pôvod – v prípade, že bol doklad generovaný z iného modulu (expedícia, výroba, sklad)
  • dodací list, výdajka – pre informáciu o stave výmazu súvislostí

V zozname dokladov je možné prezerať jednotlivé doklady a filtrovať. V stĺpci druh dokladu je možné vidieť, o aký typ dokladu ide – príjemka (P), výdajka (V), prevodka (PV).

Príjemka:

V hlavičkovej časti príjemky sa zadávajú základné údaje, pričom sa v poli Druh dokladu určuje, že sa jedná o príjemku. V obsahu dokladu sa nahrávajú riadky – materiálové položky, ktoré užívateľ požaduje prijať na sklad.

Záložka Riadky dokladu

V poli pohyb sa vyberá príslušný typ príjmového pohybu, ktorý sa zobrazuje podľa toho, či ide o vyúčtovaný alebo nevyúčtovaný nákup. Následne sa zadá materiál z číselníka (je možné ho vyhľadať rôznymi spôsobmi), jednotková cena, množstvo, OJ, výkon, prípadne stroj.

Materiálovú kartu je možné zadať aj prostredníctvom EAN kódu, načítaním cez čítačku čiarového kódu (kód musí byť v číselníku materiálových kariet zadaný).

V spodnej časti okna v záložke Ostatné údaje o súvisiacich dokladoch (faktúry/pokladničného dokladu) užívateľ počas vytvárania príjemky nezadáva. Tieto systém v tejto časti automaticky doplní po ich pripnutí v záložke „Hodnota nákupu“.

Riadky v obsahu dokladu je možné cez pravé tlačidlo na myši pridať/zmeniť/stornovať:

Po vykonaní storna, systém v záložke riadky dokladu poznačí do stĺpca stav príznak S a riadok vyšedí, 

 navyše stornovanú položku zaeviduje aj do záložky pohyby, taktiež s príznakom S:

Príjemka párovaná so súvisiacim dokladom

V prípade, že bolo pole Druh nákupu v hlavičke dokladu vyplnené, systém bude kumulovať celkovú sumu nahrávaných položiek v poli Hodnota nákupu, pričom po spárovaní s došlou faktúrou/ pokladničným dokladom túto sumu porovná s hodnotou v poli Fakturovaná suma a vyčísli rozdiel. V závislosti od druhu nákupu V – vyúčtovaný, N – nevyúčtovaný, ktorý užívateľ zadá, systém pri nahrávaní položiek príjemky ponúka jednotlivé typy pohybov.

Vyúčtovaný nákup

tento typ nákupu sa použije v prípade, že je v systéme už nahratý súvisiaci doklad – došlá faktúra alebo pokladničný doklad pre potreby následného párovania.

Nevyúčtovaný nákup

tento typ nákupu sa použije v prípade, ak má zatiaľ užívateľ ako podklad iba dodací list, čaká sa na došlú faktúru, ktorú pripojí neskôr.

Záložka Hodnota nákupu

V záložke Hodnota nákupu sa vykonáva pripojenie došlej faktúry/pokladničného dokladu. Hľadá sa podľa variabilného symbolu a dodávateľa v zozname dokladov, 

kde je po vybratí nutné zadať činnosť – t.j. spôsob rozpočítania oceňovacieho rozdielu, ak je nenulový.

V prípade, že sa rozdiel medzi príjemkou a súvisiacim dokladom nerozpočíta, systém na túto skutočnosť upozorňuje v stĺpci Rozdiel a červenou farbou v poli Nevysporiadaný nákup.

Takýto nákup nie je možné zapísať, nevysporiadaný nákup musí byť nulový.

Pokiaľ užívateľ požaduje zrušiť pripojenie väzobného dokladu k príjemke, môže tak spraviť cez pravé tlačidlo na myši pomocou voľby vymazať ale iba v tom prípade, ak nebolo z daného množstva ešte vyskladňované. Pokiaľ tovar bol vyskladnený, výmaz nedovolí a na túto skutočnosť systém upozorňuje hláškami.

Zrušenie pripojenia súvisiacich dokladov k príjemke je možné iba v tom prípade, ak sa zrušia aj následne vytvorené doklady (výdajka) a vráti sa pôvodný stav.

Príjemka bez väzobného dokladu (došlej faktúry alebo pokladničného dokladu)

Pokiaľ užívateľ do poľa Druh nákupu v hlavičke príjemky nič nezadá, systém hodnotu nákupu a fakturovanú sumu nebude počítať ani kontrolovať.

V takomto prípade bude záložka hodnota nákupu neprístupná a systém nebude vyžadovať párovanie so súvisiacim dokladom. Druhy pohybov, ktoré sa v tomto type dokladu ponúknu užívateľovi sú uvedené nižšie:

Záložka Pohyby

V záložke pohyby je možné na príjemke prezerať vykonané pohyby, ktoré boli realizované na príslušnej materiálovej karte podľa stavu a typu pohybu. Riadky s príznakom X (pôvodný) / S(stornovaný) sú stornované, riadky bez tohto príznaku sú reálnym pohybom vykonaným na danej materiálovej karte na doklade.

Záložka Zdrojové doklady

V záložke Zdrojové doklady sa zobrazuje zdroj údajov napríklad v prípade, že sa príjemka importuje z externého súboru.

Záložka Súvisejúce doklady

V záložke Súvisiace doklady sa zobrazuje číslo výdajky v prípade, že bola z príjemky generovaná automaticky cez voľbu generovanie výdajky, prípadne číslo dodacieho listu v prípade, že bol z príjemky generovaný automaticky cez voľbu generovanie DL

Generovanie DL

Voľba generovanie DL slúži na tvorbu dodacieho listu priamo z príjemky. Dodací list sa vygeneruje do modulu Expedícia a užívateľ ju nájde v zozname DL. 

 Následne je možné s dokladom ďalej pracovať a tvoriť z neho výdajku/faktúru (pokladničný doklad). Voľba sa môže použiť iba v prípade, ak podnik používa modul Expedícia. Dodací list je možné nahrať aj ručne, táto funkcia pre generovanie iba uľahčuje prácu pri tvorbe dokladov. Voľba súvisí so sekciou Generovanie DL z príjemky na hlavičke dokladu, môže sa vykonávať iba ak je táto sekcia prístupná. Nastavuje sa na užívateľovi v číselníku v module správca v časti ďalšie nastavenia užívateľa – Odberateľ v skladovej príjemke = áno.

Niektoré typy podnikov (nie družstvá), ktoré majú tovarové typy skladových zásob (nábytok, potraviny a pod.) pre potreby generovania si môžu nastaviť už na príjemke informáciu odberateľovi spolu s príjemcom, na ktorého bude DL vygenerovaný.
Po zadaní odberateľa bude tento odberateľ defaultne predpĺňaný aj na riadky príjemky a nie je nutné ho jednotlivo zadávať. Spôsob sa použije v prípade, ak je prijímaný tovar určený tomu istému odberateľovi.

V prípade, ak užívateľ požaduje tovar fakturovať viacerým odberateľom, môže predplneného odberateľa na riadkoch príjemky prepísať.

Prepínač Potvrdenie odberateľa na riadku na hlavičke príjemky – ak je zapnutý, systém bude na riadkoch požadovať povinné zadanie odberateľa, resp. sa tam ponechá ten predplnený. Ak sa nezadá, systém na to bude upozorňovať:

Ak bude prepínač vypnutý, zadanie nebude povinné.

Po dokončení príjemky a vykonaní párovania s došlou faktúrou/pokladničným dokladom je možné generovanie DL spustiť. Voľba sa sprístupní iba ak je v hlavičke príjemky vyplnený odberateľ, inak je voľba neaktívna (vyšedená).

Vypárovaná príjemka s došlou faktúrou v záložke Hodnota nákupu:

Po zvolení voľby generovanie systém niektoré údaje z príjemky predplní, ostatné je nutné zadať. Povinným údajom je Typ dodacieho listu, bez ktorého generovanie nezbehne. V stĺpci Prepis sa určuje, či sa do nového DL má prepísať hodnota zadaná v tomto okne (P) alebo sa má potiahnuť hodnota z príjemky (D).

Úspešné vygenerovanie sa zobrazí na obrazovke v podobe zostavy, kde sú uvedené informácie o vygenerovaných DL

V prípade, že by chýbal niektorý údaj, v zostave sa vypíše informácia o neúspešnom vytvorení DL. Je nutné ho doplniť a spustiť generovanie opätovne.
Po úspešnom vygenerovaní sa na príjemke v záložke súvisiace doklady zapíše vygenerovaný dodací list/dodacie listy.

Zároveň sa na príjemke v riadkoch poznačí v stĺpci Stav príznak E – ako expedícia:

Dodacie listy sa po vygenerovaní nachádzajú v module expedícia v zozname dodacie listy, kde je možné s nimi ďalej pracovať, tvoriť z nich výdajku, faktúru/pokladničný doklad.

Generovanie DL z príjemky nie je možné opakovane spúšťať, pokiaľ existujú súvisiace vygenerované dodacie listy. Postup opravy je – výmaz dodacích listov v zozname DL, čím sa zrušia súvisiace doklady na príjemke, následne je možné opakovane DL vygenerovať.

Výdajka

Výdaj je možné v systéme vytvoriť dvomi spôsobmi:

  • manuálne, nahratím výdajky
  • prostredníctvom automatického generovania z dokladu príjemka

Výdajka vytvorená manuálne

V hlavičkovej časti výdajky sa zadávajú základné údaje a v poli Druh dokladu sa určuje, že sa jedná o výdajku. V obsahu dokladu sa nahrávajú riadky – materiálové položky, ktoré užívateľ požaduje vydať zo skladu.

Riadky dokladu

V poli pohyb sa vyberá príslušný typ výdajového pohybu,

následne sa zadá materiál z číselníka (je možné ho vyhľadať rôznymi spôsobmi), množstvo, OJ, výkon, prípadne stroj. Jednotková cena sa nezadáva, ale program ju automaticky zadá. Jej hodnota záleží podľa typu skladu (či sa používajú pevné ceny, priemerné ceny alebo FIFO).

Materiálovú kartu je možné zadať aj prostredníctvom EAN kódu, načítaním cez čítačku čiarového kódu (kód musí byť v číselníku materiálových kariet zadaný a správne nastavená konfigurácia).

Riadky v obsahu dokladu je možné cez pravé tlačidlo na myši pridať/zmeniť/stornovať:

Po vykonaní storna, systém v záložke riadky dokladu poznačí do stĺpca stav príznak S a riadok vyšedí, navyše stornovanú položku zaeviduje aj do záložky pohyby, taktiež s príznakom S:

Záložka Pohyby

V tejto záložke sú evidované jednotlivé pohyby, vykonané na materiálovej karte v rámci daného dokladu.

Záložka Zdrojové doklady

Väzby v záložke Zdrojové doklady systém zobrazí, ak bola výdajka vygenerovaná automaticky z príjemky (SK-sklad), alebo z iných podsystémov, t.j. z modulu EX-expedícia, VY-výroba.

Záložka Súvisiace doklady

Súvisiace doklady sa zobrazujú v prípade, ak bol k výdajke vygenerovaný dodací list.

Automatické generovanie výdajky

Po nahratí príjemky má možnosť užívateľ v prípade potreby vygenerovať automaticky aj výdajku prostredníctvom nižšie uvedeného tlačidla:

V rámci tohto okna je možné zvoliť kontrolu generovania výdajky a následne samotné generovanie. Ďalej sa zadávajú údaje pre potreby vytvorenia hlavičky a riadkov dokladu.

Pri jednotlivých poliach je možné zadať spôsob naplnenia hodnôt podľa nižšie uvedených možností:

Kontrola generovania sa používa napríklad pre potreby zistenia existujúceho množstva počtu kusov/množstva na sklade, t.j. či medzičasom neboli vydané. Pokiaľ áno, systém na to upozorňuje chybovou hláškou:

Systém hlási aj neúplné zadanie údajov potrebné pre vytvorenie výdajky, napríklad chýbajúce OJ, výkon a pod:

V prípade, že sú údaje korektne v okne pre generovanie zadané a na sklade existuje potrebné množstvo na vydanie, systém výdajku vytvorí:

Prevodka:

Prevodka je typ dokladu, pomocou ktorého je možné z výdajky vytvoriť automaticky príjemku. V hlavičke dokladu sa určuje, z ktorého skladu sa tovar vydáva (pole sklad) a na ktorý sa prijíma (pole sklad prevodu). V zozname skladových dokladov je možné vidieť tento typ dokladu s označením PV.

Na výdajke je možné pomocou tlačidla → Príjem zobraziť súvisiacu príjemku:

Na príjemke je možné pomocou tlačidla Výdaj zobraziť súvisiacu výdajku:

Prevodka sa tvorí v prípade potreby prevodu konkrétnej materiálovej položky z jedného skladu na druhý (prevod strediskový), alebo z dôvodu prevodu konkrétnej materiálovej položky z jedného skladu do inej materiálovej položky na druhý sklad (prevod položkový).

Následne sa zadá materiál z číselníka (je možné ho vyhľadať rôznymi spôsobmi),

resp. materiálovú kartu je možné zadať aj prostredníctvom EAN kódu, načítaním cez čítačku čiarového kódu (kód musí byť v číselníku materiálových kariet zadaný).

Voľba Ďalšie

Prostredníctvom tejto voľby, ktorá sa nachádza vo vrchnej časti okna je možné vykonať hromadné storno riadkov dokladu, na ktorom je užívateľ nastavený. Taktiež je možné vykonať hromadné spracovanie predpohybov, pokiaľ je to v systéme povolené a na doklade existujú predpohybové riadky, ktoré je už možné vyrovnať (t.j. medzičasom sa spravil príjem potrebného množstva).

Predpohyby

Predpohyb sa používa v prípade, ak v momente vydávania príslušného množstva tovaru/materiálu nie je dostatočný počet na sklade a užívateľ napriek tomu požaduje výdaj zrealizovať. Je to ako pred príjmom vykonaný výdaj-skladový pohyb, ktorý sa neúčtuje. Výdajka sa bude dať zaúčtovať až keď sa vyrovná s reálne prijatým počtom kusov/množstvom. Systém predpohyby vykonáva pri generovaní výdajok z modulu expedícia ako aj pri nahrávaní výrobných príkazov. Vydávanie materiálových zásob zo skladu do predpohybov štandardne v systéme nie je povolené, je nutné k tomu mať vykonané príslušné konfiguračné nastavenie.

Predpohybové riadky systém značí príznakom N v stĺpci stav v obsahu dokladu, pričom v momente vyrovnania stavu tento príznak zmizne.

Pre rýchlejšie nahrávanie predpohybových položiek vo výdajke je možné príznak N prednastaviť už v hlavičke dokladu, systém bude riadky automaticky dosadzovať s týmto príznakom:

Spracovanie (vyrovnanie) predpohybov sa môže vykonávať po jednom na riadku konkrétnej položky v obsahu výdajky cez pravé tlačidlo na myši:

Alebo hromadne na všetkých riadkoch je možné spustiť v hlavičkovej časti dokladu pomocou voľby Ďalšie:

Systém po spustení prechádza riadky so skladovými položkami a vyrovnáva tie množstvá, ktoré sú prijaté na sklad, súčasne ruší v stĺpci stav príznak N. Na riadkoch, kde nie je možné vykonať spracovanie predpohybu hlási hlášku:

Ďalšia z možností pre vykonanie spracovania je cez menu výpočty, kde je možné si dať zobraziť v sekcii činnosť všetky aktuálne predpohybové stavy na skladových položkách, taktiež je možné stornovať predpohybové riadky vo výdajke, čím sa z obsahu dokladu úplne vymažú.