Ďalšie manuály Aurus EKONOMIKA

Pokladničné doklady

Umiestnenie: Pokladňa - Vstupy - Doklady

Modul pokladňa slúži na evidenciu stavu a pohybu hotovostných prostriedkov a cenín prostredníctvom vystavených dokladov. V okne pokladničné doklady je možné zaevidovať všetky druhy dokladov ručným nahraním alebo importom z mobilnej aplikácie, v rámci ktorých sa určuje vždy typ dokladu (príjmový, výdavkový) a druh pohybu, podľa ktorých je možné identifikovať o aký doklad sa jedná.

Z tohto dôvodu je nutné mať vytvorené okrem štandardných pohybov, ktoré sú v systéme vopred zadefinované, aj všetky tie, ktoré užívateľ pri práci požaduje používať (v menu Číselníky/Pokladničné druhy pohybov).

Pokladňu je možné okrem domácej meny evidovať aj v cudzej mene. V prípade, ak podnik predáva prostredníctvom fiškálneho modulu, je možné príslušnú pokladňu v systéme s týmto modulom prepojiť, pričom je nutné na nej v číselníku pokladní vykonať všetky potrebné nastavenia. Z takejto pokladne systém následne vytvára fiškálne doklady, na ktorých je poznačený druh pohybu „F – Fiškálny“. Fiškálny doklad sa vytlačením zapíše do fiškálneho modulu, vytlačí sa na tlačiarni a označí sa v dátach ako spracovaný fiškálny doklad.

Oprava príznaku fiškálneho dokladu už nie je možná, tak ako ani oprava celého dokladu. Fiškálny doklad sa nesmie ani mazať, môže sa len stornovať a nahrať ako správny doklad.

V okne pokladničné doklady je potrebné v prvom rade vybrať obdobie, 

do ktorého požaduje užívateľ doklady nahrávať alebo prezerať cez zoznam pokladničných dokladov.

V zozname je možné prostredníctvom filtra vyberať doklady na základe viacerých výberových kritérií:

Nový pokladničný doklad - ručné nahratie

Import z aplikácie AURUS Pokladňa Mobile

Hlavička dokladu:

Do hlavičky nového dokladu je najprv potrebné zadať príslušnú pokladňu, do ktorej sa má doklad zaevidovať. Prístupy na jednotlivé pokladne sú závislé od samotných prístupových práv užívateľa, nastavujú sa v okne Číselník pokladní/menu Číselníky.

Pokladňa

pokladňa, za ktorú sa doklad nahadzuje. Zadá sa buď číslo pokladne alebo sa vyberie zo zoznamu.

Po jej zvolení systém v poli STAV automaticky zobrazí aktuálny stav prostriedkov v mene, v ktorej je pokladňa evidovaná.

Doklad

v prípade, že je v systéme nastavené automatické číslovanie, číslo dokladu systém  vygeneruje, alebo ho zadá užívateľ manuálne

Typ

zadáva sa príslušný typ pokladničného dokladu – POP (príjmový) alebo POV (výdavkový) z číselníka základných typov pokladničných dokladov

Druhy poklad. dokladov

zadáva sa druh pokladničného dokladu, pričom bežný pokladničný doklad má označenie: – Obyčajný.  Fiškálny sa generuje automaticky pri predaji cez fiškálny modul.

Druh pohybu

zadáva sa príslušný druh pohybu dokladu z číselníka preddefinovaných pohybov:

Dátum vystavenia

dátum vystavenia dokladu

Dátum dodania

dátum dodania tovaru/materiálu

Variabilný symbol

ide o hlavný párovací kód faktúry, prípadne iného dokladu

Číslo pracovníka

osobné číslo pracovníka z číselníka pracovníkov. Je to nepovinný údaj, zadáva sa v prípade, že užívateľ vyžaduje toto číslo mať na doklade zadané

Meno/Priezvisko

podľa osobného čísla z predošlého poľa systém automaticky doplní meno a  priezvisko danej osoby

Identifikátor

identifikačný údaj pre číslo občianskeho preukazu alebo rodné číslo, prípadne číslo iného osobného dokladu pracovníka

Text

systém doplní text príslušného druhu pohybu, ktorý užívateľ zadal v poli „Druh pohybu“. Je možné ho však podľa potreby prepísať

Suma

zadáva sa celková suma dokladu

Pokladňa prevodu

kód pokladne z číselníka pokladní, ktorý sa zadáva len v prípade, ak ide o prevod peňazí alebo cenín z pokladne do pokladne.  Je to informatívny údaj o tom, do ktorej pokladne boli peniaze  prevedené

Import účtenky z aplikácie AURUS Pokladňa Mobile

Terminológia v tomto dokumente:

  • Bločky sú papierové pokladničné doklady s QR kódom vystavené predajcom
  • Účtenky sú naskenované bločky mobilnou aplikáciou
  • Doklady sú pokladničné doklady uložené v module Pokladňa, pripravené na zaúčtovanie.

V prípade, že máte zakúpenú danú funkcionalitu je možné po naskenovaní QR kódu na bločku jednoducho a efektívne naimportovať bloček priamo do dokladu. Netreba nič ručne v pokladničnom doklade vykonávať a pokiaľ je okno pokladničného dokladu otvorené, nové účtenky sa stiahnu hneď po odoslaní z mobilnej aplikácie. Počet stiahnutých účteniek, ktoré čakajú na spracovanie, sa zobrazuje v tlačidle Spracuj účtenky (1).(číslo v zátvorke znamená počet čakajúcich dokladov ). V mobilnej aplikácii majú odoslané bločky status Importovaný, pokiaľ boli stiahnuté do pokladne ale ešte neboli spracované. Takéto stiahnuté bločky, ktoré ešte neboli spracované do dokladu však už nie je možné v mobilnej aplikácii upravovať.

Prehľad stiahnutých účteniek je dostupný stlačením tlačidla Spracuj účtenky (1). Tlačidlo je prístupné na novom doklade.

Kliknutím na účtenku sa zobrazí jej detail. Tu je možné:

  • vrátiť sa späť do zoznamu čakajúcich účteniek na spracovanie
  • odstrániť účtenku – status v mobilnej aplikácii sa zmení na Vymazaný a bude možné účtenku v mobilnej aplikácii opäť upravovať.
  • prijať účtenku (tlačidlo Prijať)– údaje z účtenky predvyplnia pripravený prázdny doklad.

Spracovanie účtenky do dokladu

Prijatím účtenky sa predvyplní pokladničný doklad v module Pokladňa, ale ešte sa neuloží. V rozpracovanom doklade je možné upraviť jednotlivé položky podľa potreby.

Prednastavené hodnoty

  • Druh pohybu sa vyhľadá automaticky podľa prvého vhodneho ktorý:
    – je typu POV a nemá riadky
    – Nie je: stopnutý, záloha, úhrada, prevod
    – Hlavička je typu 2 (partner), 3 (var.symb.), 6 (prij.osoba), 7 (dopr. prostriedok)
    – Pre účtenky od platcu DPH: Daňové položky: Áno.
    – Pre účtenky od neplatcu DPH: Daňové položky: Nie.
  • Partner je prednastavený podľa IČO na účtenke. Ak sa nachádza v adresári, doplní sa jeho úplný názov.
  • Riadky DPH sa preberú z účtenky ak:
    – boli vytvorené pomocou AI z fotky bločku a
    – súčet riadkov DPH sa zhoduje so sumou na bločku, alebo nezhoduje maximálne o 5 centov kvôli zaokruhleniu pri platbe v hotovosti
  • Riadky DPH sa vypočítajú z riadkov účtenky ak:
    – neboli vytvorené pomocou AI z fotky bločku, alebo
    – súčet riadkov DPH sa nezhoduje so sumou na bločku viac ako o 5 centov.

Uložením hlavičky dokladu sa automaticky uložia aj riadky DPH. V mobilnej aplikácii má takto spracovaná účtenka status Spracovaný. V tomto stave nie je možné bloček znovu naskenovať a odoslať na spracovanie.

Prezeranie účtenky na doklade

Pri uložení dokladu sa účtenka (súbor JSON) spolu s fotografiami bločkov (súbor JPEG) uloží do príloh dokladu. Účtenku uloženú v prílohách je možné zobraziť stlačením tlačidla Účtenka. Tlačidlo je dostupné na existujúcom doklade, prípadne tlačidlom Spinky 

Vymazanie dokladu

Ak je doklad zbytočný alebo chybný, je možné ho vymazať. Pri vymazaní dokladu sa automaticky vymažú aj jeho prílohy.

V mobilnej aplikácii bude účtenka v stave Vymazaný. To umožňuje jej úpravu a opätovné odoslanie na spracovanie.

Časté otázky (Q&A)

Odstráňte účtenku z prehľadu a naskenujte ju znova – spolu s fotografiou a analýzou DPH.

Nie. Pri ukladaní dokladu v module Pokladňa sa kontroluje UID dokladu, aby nedošlo k duplicite.

Najprv vymažte všetky prílohy dokladu, potom samotný doklad. Následne môžete účtenku upraviť v mobilnej aplikácii a znovu ju spracovať v module Pokladňa.

Záložka Adresa

Údaje sa predplnia automaticky z adresára Partnerov v prípade, ak sa jedná o úhradu faktúry.

Záložka Ostatné

Systém v tejto záložke štandardne zobrazuje doplňujúce údaje o doklade ako je číselný rad, osobu ktorá doklad vystavila, či bol doklad stornovaný, vytlačený, pôvodný doklad z iného podsystému, na základe ktorého sa tento pokladničný doklad vytvoril a predajné miesto.

Ďalšia časť je v tejto záložke prístupná v závislosti od toho, či ide o úhradu faktúry a expedičný typ dokladu – predaj. V prípade, že áno, užívateľovi sa zobrazia nižšie uvedené polia:
Vyplnením údajov Oznámenie DÚ a Fyzická osoba sa určuje, že daná platba fyzickej osobe bude zahrnutá do oznámenia pre daňový úrad. Takto je nutné označiť všetky platby fyzickým osobám, ktoré spĺňajú náležitosti parg.32 ods.5 zákona č.511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov.

Oznámenie DÚ

skratka daňového úradu z číselníka odberatelia – dodávatelia

Fyzická osoba

v prípade, že ide o fyzickú osobu a prepínač sa zapne, sprístupní sa pole daňový úrad

Daňový úrad

na základe zapnutia predošlého poľa sa zadáva príslušný daňový úrad z číselníka odberateľov – dodávateľov pre potreby ohlasovacej povinnosti:


Tieto voľby nezapínať v prípade, ak prijímateľ platby eviduje tržby prijaté v hotovosti na elektronickej registračnej pokladnici s tlačiarňou! Prepínač sa totiž automaticky nastaví podľa zadaného podniku a nastaveného prepínača „Fyzická osoba“ v číselníku Odberatelia – dodávatelia. Ak je tento prepínač v číselníku vypnutý ale na doklade bude zapnutý, program na túto skutočnosť upozorní a uložením hlavičky dokladu zmení nastavenie v číselníku Odberatelia – dodávatelia.

Cenová hladina

Kód cenovej hladiny z číselníka cenových hladín. Určuje prirážky k základnej cene v percentách a v EUR-ách. Na dokladoch sa automaticky doplní podľa odberateľa – dodávateľa.

Odbyt.cesta      

kód odbytovej cesty, ktorý sa nachádza v číselníku odbytových ciest.

Vývoz

nastavuje sa tu typ vývozu

Blízka osoba

príznak, ktorý určuje, či je daný partner v nejakom osobitnom vzťahu – blízka osoba, zamestnanec…

Jedn.ceny s daňou

prepínač, ktorý určuje akým spôsobom sa bude v riadkoch počítať daň. Štandardný spôsob, ak nie je zapnutý – ráta daň z jednotkovej ceny bez dane. Maloodberateľský spôsob, ak zapnutý –  ráta daň z jednotkovej ceny s daňou.

Kód partnera

zobrazí sa kód partnera z číselníka odberateľov – dodávateľov

Záložka KVDPH

V prípade, že sa jedná o doklad, ktorý má byť zaradený do kontrolného výkazu DPH, je možné v tejto záložke doplniť číslo dokladu KVDPH a konkrétny oddiel, do ktorého má byť doklad vo výkaze zaradený.

Ak sa jedná o výnimku z hľadiska DPH, je možné tento údaj zadať v poli Výnimka DPH.

Záložka Kontácia

V tejto záložke je možné vidieť organizačnú jednotku podniku, účet z účtového rozvrhu, ktorý je pre príslušnú pokladňu priradený a sumu.

Záložka Poznámky

V tejto záložke je možné v prípade potreby napísať k pokladničnému dokladu podrobnejšiu doplňujúcu poznámku.

Hlavička dokladu:

Záložka Platidlá

V tejto záložke sa zobrazujú hodnoty, ktoré boli realizované cez hotovostný predaj (predaj fiškál, registračnú pokladňu) a boli platené inak ako hotovosťou:

Prílohy

v prípade potreby pripnúť prílohy k pokladničnému dokladu, je možné tak spraviť pomocou nižšie uvedenej voľby:

Po vyplnení všetkých potrebných údajov hlavičkovej časti dokladu je nutné záznam uložiť:

Obsah dokladu:

Záložka Riadky dokladu:

Záložka riadky je pre užívateľa prístupná v závislosti od toho, ako je vykonané nastavenie v stĺpci „Riadky dokladu“ v číselníku pokladničné druhy pohybov. Ak je prepínač zapnutý riadky sú prístupné, zvyčajne ide o typy pohybov – úhrada faktúry (saldokontný pohyb), predaj tovaru a služieb (hotovostný predaj), zálohy, ceniny.

Záložka DPH:

V tejto záložke sa rozúčtováva DPH na príslušné kódy, ktoré sú v systéme prednastavené. Užívateľ zadáva jednotlivé riadky a určuje k nim kód sadzby DPH, na základe ktorého sa automaticky predplnia ostatné údaje z číselníkov ako sú typ DPH, kód DPH, názov, samotná sadzba a účet. Ďalej užívateľ zadá sumu základu DPH pre príslušnú sadzbu, na základe ktorej systém vypočíta sumu DPH.

Záložka Predkontácia:

V záložke je možné predkontovať sumu základu dane v prípade, že ju požaduje užívateľ rozúčtovať na viaceré účty alebo nákladové štruktúry.

Po zaúčtovaní dokladu systém automaticky vytvorí účtovné zápisy podľa údajov zadaných v tejto záložke.

V prípade, že táto záložka nie je vyplnená, systém automaticky základ dane zaúčtuje na účet, ktorý je zadaný na príslušnom pohybe v číselníku „Pokladničné druhy pohybov“. Pokiaľ v tomto číselníku nie je zadaný konkrétny účet (napríklad z dôvodu, že užívateľ používa daný pohyb na zúčtovanie rôznych druhov pohybov, pričom požaduje použiť vždy iný účet), v účtovných zápisoch na túto skutočnosť systém upozorňuje a užívateľ musí účet vyplniť, inak sa účtovné zápisy do účtovníctva prenesú nekorektne.

Záložka Zdrojové doklady:

V tejto záložke systém zobrazuje zdrojové doklady, ktoré patria k danému pokladničnému dokladu v prípade, že bol vygenerovaný z iného podsystému (napríklad z modulu expedícia – dodací list).

Typ zdrojového dokladu má možnosť užívateľ vidieť aj v hlavičke pokladničného dokladu v záložke ostatné:

Zaúčtovanie/Účtovný doklad

Po zadaní všetkých potrebných údajov a zápise dokladu do systému užívateľ doklad zaúčtuje pomocou tlačidla Zaúčtovať, čím sa vytvorí tzv. účtovný doklad. V prípade, že sú všetky povinné údaje ako sú organizačná jednotka, nákladové štruktúry a účty potrebné pre zúčtovanie celého dokladu prednastavené, systém všetko doplní.

Ak niektoré z týchto údajov chýbajú a nie sú systémom doplnené, je nutné ich manuálne zadať, aby bol doklad pri prenose do hlavnej knihy modulu účtovníctvo správny a z hľadiska účtovania podvojný.

Tlač

Pomocou nižšie uvedeného tlačidla je možné pokladničný doklady vytlačiť s tým, že je možné pred tlačou vybrať požadovanú šablónu, ak ich má užívateľ vytvorených viacero, alebo má možnosť zadať ďalšie výberové kritériá, podľa ktorých bude systém doklad/doklady tlačiť:

V prípade, že užívateľ požaduje hromadnú tlač pokladničných dokladov podľa čísla, zadaním intervalu OD-DO za nejaké obdobie, konkrétnu pokladňu, užívateľa alebo podľa typu pohybu, je možné tieto podmienky pre filtrovanie zadať v tejto prvej záložke pod názvom Výberové kritériá.

V záložke V reporte zobraziť má možnosť užívateľ zadať ďalšie podmienky pre výber, pričom v poli účtovanie je možné určiť tlač pokladničného dokladu:

  • bez účtovných zápisov (0)
  • s účtovnými zápismi (1)
  • alebo v prípade, že k pokladničnému dokladu existuje zdrojový doklad, tlač účtovania tohto väzobného dokladu (2)

V záložkách „Komentáre“ je možné zadať úvodný a záverečný doplňujúci text, ktorý systém zobrazí na začiatku a konci tlačového výstupu dokladu. V záložke „Zobraziť v účtovnom doklade“ je možné zadať doplňujúci text, ktorý sa bude zobrazovať na začiatku a konci v časti pre účtovné zápisy dokladu.

Zmena údajov na doklade resp. výmaz dokladu je možné vykonať prostredníctvom volieb, ktoré sa nachádzajú v paneli nástrojov a to len v prípade, že doklad ešte nebol zaúčtovaný.

Úhrada došlej faktúry v domácej mene:

Pri tomto type pokladničného dokladu sa vyberá v hlavičke dokladu druh pohybu „Úhrada došlej faktúry“ a zadáva sa partner z číselníka odberateľov – dodávateľov. Po uložení hlavičky je možné vyplniť riadky dokladu, kde sa v stĺpci typ úhrady vyberie príslušný typ a zadá sa variabilný symbol faktúry zo zoznamu, ktorú požaduje užívateľ uhradiť.

Typ úhrady:

    – nesaldokontná (Bez zápisu do fakturačného salda) – aktuálne používaný typ

1 – saldokontná (Zápis do fakturačného salda s DPH) – aktuálne používaný typ

2 – saldokontná nedaňová (Prístupné po nastavení konfigurácie „Povoliť nedaňové úhrady faktúr“. Používa sa pri likvidovaných podnikoch.

3 – saldokontná daňová-poštou (Ak je úhrada vykonaná zloženkou, kde nie je obmedzenie DPH na určitú sumu)

Typ úhrady 2 a 3 sú v systéme kvôli historickým dátam, v minulosti sa používali v prípadoch, keď sa DPH podľa zákona nárokovala pri úhradách.

Úhrada DPH

v prípade potreby uhradiť len sumu DPH je možné voľbu zapnúť a systém z faktúry predplní na úhradu len DPH. Týka sa to spôsobu uplatňovania z minulých rokoch, kedy bola DPH uplatnená v závislosti od úhrady.

Po zaúčtovaní dokladu systém saldokontný účet automaticky doplní z faktúry.

Úhrada došlej faktúry v cudzej mene:

Úhrada realizovaná z pokladne evidovanej v domácej mene EUR

V prípade, že užívateľ nahráva úhradu faktúry v cudzej mene z pokladne evidovanej v EUR-ách, je nutné zadať na doklade nasledovné údaje:

  • menu, v ktorej je faktúra evidovaná. Toto pole sa používa iba pri úhradách faktúr. Týmto údajom sa určí, v akej mene sa budú vyhľadávať a uhrádzať faktúry v riadkoch dokladu
  • príslušný kurz
  • zapnúť podľa potreby voľbu „prepočet z fakturačnej meny na pokladničnú“

Voľba „prepočet z fakturačnej meny na pokladničnú“ sa sprístupňuje v prípade, ak mena faktúry je iná ako mena pokladne alebo domáca mena. Slúži na stanovenie krížového kurzu. Ak je prepínač zapnutý, prepočet kurzu bude z fakturačnej meny na pokladničnú menu. Napr. 1 EUR = 0.95 USD. Ak je vypnutý, prepočet bude opačný. Napr. 1 USD = 1.05 EUR

Po tomto nastavení systém automaticky doplní sumu v cudzej aj domácej mene. Mena dokladu bude EUR.

V prípade, že sa nezadá správna mena faktúry, ktorá sa uhrádza, systém pri zápise na to užívateľa upozorní:

Úhrada z pokladne evidovanej v cudzej mene

Ak by bola nahrávaná úhrada faktúry evidovanej v cudzej mene z pokladne, ktorá je evidovaná v rovnakej mene ako faktúra, je nutné mať nastavené tieto parametre:

  • mena faktúry
  • kurz pre potreby prepočtu na menu EUR
  • počítať ceny v EUR