Praktické rady v module FAKTURÁCIA
Inventarizácia pohľadávok a záväzkov ku koncu roka 2021
Inventarizáciu pohľadávok a záväzkov počas januára odporúčame za predchádzajúci rok vykonávať s dostatočným časovým predstihom, aby boli prípadné opravy/úpravy premietnuté ešte do decembrového priznania DPH a taktiež, aby váš obchodný partner stihol zaslať späť návratku ako súhlas so stavom saldokonta k 31.12.2021.
Inventarizácia sa v systéme vykonáva z fakturačného saldokonta, ako typy dokladov sa predovšetkým berú do úvahy faktúra a úhrada.
Upozornenia:
Pri inventarizácii je veľmi dôležitý spôsob zadania kritérií pre potrebu správneho výberu pohľadávok a záväzkov k 31.12.. V prípade, že je aktuálny mesiac už januárový a užívateľ vykonáva inventarizáciu za minulý rok, faktúry patriace do minulého roka už môžu byť aktuálne uhradené. Preto je potrebné dbať na to, aby boli správne ohraničené nielen faktúry, ale aj samotné úhrady. Pre tieto potreby je možné použiť systémovú šablónu pod názvom Inventarizácia P/Z AEkonomika, ktorá má v sebe preddefinované základné kritériá. Užívateľ po zvolení šablóny musí k predplneným hodnotám zadať ešte obdobie, ku ktorému sa majú údaje počítať (Rok/Periódu) pre faktúry aj úhrady.
Taktiež je potrebné myslieť na to a počítať aj s prípadmi, kedy tesne na prelome rokov realizovaná úhrada, ktorá má na vašej strane dátum decembrový, môže prísť na bankový účet partnera až v januári nového roka, čo sa samozrejme ovplyvniť nijako nedá, nakoľko ide o bankové operácie. Platí to aj naopak partner, ktorý vám pošle úhradu s decembrovým dátumom, na váš bankový účet môže prísť až v januári. To si treba potom detailnejšie a presnejšie odsúhlasovať.
Inventarizáciu je potrebné odovzdať najneskôr do 31.1., preto je potrebné si pre tento proces vyhradiť čas.
Postup krokov:
1. Výber šablóny a zadanie roku/periódy pre predpisy
Po spustení voľby sa v záložke Inventarizácia pohľadávok a záväzkov vyberie systémová šablóna, ktorá má prednastavené kritériá potrebné pre správne vyfiltrovanie neuhradených faktúr:
Po vybratí šablóny je potrebné zo strany užívateľa zadať rok a periódu pre hornú hranicu DO pre potreby ohraničenia predpisov (faktúr).
Šablóna pre text je ďalším dôležitým údajom, ktorý je potrebné zadať. V tejto šablóne sa nachádza listová forma textácie, ktorá sa v inventarizácii zobrazuje. Štandardne sa predplní systémová pod číslom 1111, avšak odporúčame užívateľovi zmenu tejto šablóny na svoju užívateľskú, kde sa zadajú podnikové údaje, obdobie ku ktorému je inventarizácia zostavovaná, vymažú sa prípadné nepotrebné riadky a pod.. (bližší popis spôsobu nájdete TU)
Pokiaľ požaduje užívateľ tlačiť údaje za konkrétneho partnera, je možné ho zadať, ak ho nezadá, tlač bude vykonávaná za všetkých partnerov, prípadne podľa výberových kritérií v tretej záložke pod názvom Odberateľ – dodávateľ.
2. Zadanie roku a periódy pre úhrady
V druhej záložke Predpisy/Úhrady je veľmi dôležité zadať rok a periódu aj pre úhrady.
Vykonáva sa to vo vyznačenej sekcii Priradené a Nepriradené úhrady Rok/Perióda podľa nastavenia predpisov (faktúr) v prvej záložke. Ak sa Rok a Perióda pre úhrady nezadá, stav neuhradených faktúr nebude korektne zobrazený!!!
3. Zadanie kritéria pre Odberateľa-dodávateľa a Výzor zostavy
V tejto záložke je možné ohraničiť výber partnerov podľa sídla, štátu, typu alebo charakteristiky (pokiaľ má užívateľ vytvorené charakteristiky partnerov). Pokiaľ sa zadal partner na prvej záložke, systém v tejto časti zobrazuje jeho adresu, ktorú je možné v prípade potreby zmeniť.
Len podniky s nenul.údajmi – v prípade, ak je voľba zapnutá, systém bude tlačiť len tých partnerov, ktorí majú najmenej jednu neuhradenú faktúru, v opačnom prípade sa budú tlačiť aj tí partneri, ktorí majú nulové saldokonto (používa sa napríklad pre potreby vydokladovania vyrovnaného stavu v evidencii).
V pravej časti je možné meniť umiestnenie adresy partnera prostredníctvom hodnôt v poliach Riadok/Stĺpec (t.j. dá sa v tlačovom výstupe posúvať).
Riadok – zadáva sa počet riadkov zostavy nasledujúcich za prvým oddielom šablóny pre text, od ktorých bude v zostave uvedená adresa partnera.
Stĺpec – poradové číslo stĺpca, od ktorého bude v zostave uvedená adresa partnera.
Adresa partnera pred úpravou so štandardnými prednastavenými údajmi:
Štandardné umiestnenie adresy:
V prípade potreby zmeny umiestnenia adresy partnera je možné hodnoty Riadok a Stĺpec prepísať napr: Riadok 6 a Stĺpec 60 a následne príde k posunu.
Záložka Výzor
V tejto záložke je možné pridať pečiatku, reklamné informácie.
Inventarizácia pohľadávok a záväzkov sa líši od saldokonta tým, že je tlačená formou listu, pričom saldokonto je tlačené formou zostavy.
4. Vytlačenie prílohy
V rámci inventarizácie je možné vytvoriť aj tzv. prílohu (voľba Vytvoriť prílohu), ktorá sa zobrazí na konci tlačovej zostavy a obsahuje vypísaný zoznam partnerov, ktorí sú v zostave uvedení. Odporúčame si tento zoznam vytlačiť a odosielať inventarizáciu na základe neho, či už elektronickú alebo poštovú.
Do zoznamu je možné zapisovať dátum odoslania inventarizácie príslušnému partnerovi a dátum vrátenia návratky od partnera.
Postup elektronického zasielania inventarizácie viď. v manuáli Fakturácia/Výstupy/Inventarizácia pohľadávok/záväzkov
Poznámka:
V Aurus EKOPACKETE bolo možné editovať a prepisovať údaje v tlačovom výstupe, v Aurus Ekonomike to už nie je možné!
