Ďalšie manuály Aurus EKONOMIKA
Účtovná operatíva
Umiestnenie: Účtovníctvo - Výpočty
Operatívna uzávierka slúži na spracovanie účtovných dokladov a spojovacích súborov z jednotlivých podsystémov do účtovných kníh. Počas spracovania sa môžu vytvárať aj tzv. účtovné doklady automatík, medzi ktoré patria napr. automatiky pre uzatvorenie (13. perióda) a otvorenie (1. perióda v nasl.roku) účtov hlavnej knihy
Účtovná operatíva poslúži aj pred mesačnou uzávierkou na porovnanie a kontrolu očakávaných výsledkov v zostavách so skutočným stavom. Po kontrole a následnej oprave chybných dokladov alebo doúčtovania nezaúčtovaných dokladov je operatívu potrebné spustiť znova.
Po spustení voľby systém rok a periódu automaticky predpĺňa ako prvú neuzavretú periódu. Je ich však možné zmeniť a spustiť spracovanie za akékoľvek vyššie periódy, dokonca aj periódy nasledovného roka alebo rokov ďalších.
Po spustení operatívy sa deje nasledovné:
- Účtovné knihy pre denník, hlavnú knihu, rozbory, saldokonto, Cash_flow sa naplnia obratmi spúšťanej periódy z účtovných dokladov (interných obyčajných, hromadných, dokladov plánov alebo dokladov vzniknutých zaúčtovaním faktúr, banky, pokladne a daňových dokladov), spojovacích súborov (dlhodobého majetku, skladu, zvierat, miezd, drobného majetku) a externých spojovacích súborov (t.j. takých, ktoré boli načítané z iných aplikácií užívateľa)
- Zo spracovania sa vynechávajú všetky doklady označené ako chybné. Ich zoznam sa vypíše na konci spracovania. Tiež sa vypíše zoznam faktúr, pokladničných dokladov, bankových a daňových dokladov, ktoré patria do spúšťanej periódy ale ešte nie sú zaúčtované. Užívateľ má možnosť tento výpis vypnúť prestavením prepínačov v sekcii V reporte zobraziť – chybné doklady, nezaúčtované doklady, doklady s chýbajúcimi MJ.
- Výsledné naplnenie hodnôt do účtovných kníh je v niektorých prípadoch riadené konfiguračnými nastaveniami, ktoré sa nachádzajú v centrálnej konfigurácii.
Nastavenia, ktoré ovplyvňujú napríklad prenos textu z odoslaných faktúr do účtovných zápisov v rámci spracovávania operatívy môžu byť rôzne.
Napríklad hodnota:
0 – znamená štandardný prenos textu
1 – znamená prenos textu z hlavičky dokladu
2 – znamená, že do textu sa prenesie názov obchodného partnera. Tieto možnosti sa nastavujú v nižšie uvedených konfiguračných parametroch:
Ďalej, počas spracovávania systém kontroluje aj prekročenie maximálnej veľkosti súboru operatívy (viď. konfigurácia č. 420961 „Maximálna veľkosť ucmobr.* GB“). V prípade, že je súbor väčší ako uvedená veľkosť, systém vypíše informáciu o potrebe kontaktovať školiteľa.
- v prípade nastavenia tvorby dokladov automatík sa tieto vygenerujú, zároveň sa nimi naplnia aj účtovné knihy
- v poslednej perióde roka (spravidla 13.), sa okrem automatických dokladov uzatvárania účtov hlavnej knihy generujú aj automatické doklady otvárania účtov hlavnej knihy v 1.perióde nasledujúceho roka. Zoznam uzávierkových dávok je uvedený nižšie:
Prezerať tieto záznamy je možné v zostavách (účtovný denník, hlavná kniha, obratová predvaha..) a dátových skladoch, kde je nutné ako podmienku vyberať príslušné číslo dávky.
Význam jednotlivých volieb:
Spracovať všetko nanovo – v prípade, že je táto voľba zapnutá, spracovanie účtovnej operatívy sa spustí od začiatku za všetky doklady. Pokiaľ nebude toto pole označené, spracovanie účtovnej operatívy bude prírastkovým spôsobom, t.j. iba za nové a opravené doklady. Ďalšou výhodou spracovania účtovnej operatívy je možnosť určenia konkrétnej dávky, prípadne viacerých alebo všetkých, za ktoré má spracovanie prebehnúť (defaultne sú všetky dávky zapnuté).
Voľbu je potrebné zapnúť napr. v situáciách, keď sa mení konfigurácia, ktorá má vplyv na výpočty, alebo sa napríklad zmenili vlastnosti účtov v účtovom rozvrhu, prípadne rôzne iné centrálne nastavenia.
Pri každom spracovaní účtovnej operatívy sa zároveň dá určiť, akým spôsobom majú byť spracované automatiky:
- Pregenerovať = znamená výmaz doteraz vygenerovaných automatických dokladov (týka sa len tých dokladov, ktoré spadajú do spúšťanej periódy. V prípade 13.periódy ako aj dokladov prenosu počiatočných stavov do 1.periódy nasledujúceho roka) a vytvorenie nových, aktuálnych
- Nespúšťať = nemazať tieto doklady, ale ani negenerovať nové
- Odstornovať = vymazať tieto doklady
Ďalej, je možné v reporte zapnúť zobrazovanie – chybných dokladov, nezaúčtované doklady a doklady s chýbajúcimi MJ.
