Praktické rady v module FAKTURÁCIA
Odberateľské zálohy
Pre potreby evidencie, sledovania a vyúčtovania zálohových odberateľských faktúr boli v systéme vytvorené dva typy faktúr.
PLA – doklad k platbe
VYU – vyúčtovacia faktúra.
Pre správne fungovanie je nutné v systéme najprv vykonať nižšie uvedené nastavenia v rámci parametrov, ktoré sa nastavujú v module správca v centrálnej konfigurácii. Sú to parametre:
- č. 460481 – je to nastavenie textu pre storno riadok PLA faktúry. Tento storno riadok mínusu je vyúčtovávané množstvo z PLA faktúry na VYU faktúre.
Vysvetlivky:
časť parametra
vysvetlenie
príklad
Doklad k platbe
štandardný text
Doklad k platbe
CISLOPLA (VS VSPLA)
číslo PLA faktúry (VS PLA faktúry)
7068080134 (VS 7068080134)
zo dňa DATUMPLA
dátum vystavenia PLA faktúry
zo dňa 15.08.2017
- č. 460483 – nastavuje sa tu účet pre prijaté preddavky na riadku PLA faktúry (324.xxx). Zároveň sa tento účet použije aj pre storno riadky PLA faktúry pri vyúčtovávaní vo vyúčtovacej faktúre (VYU).
Typ faktúry ako aj to, či je PLA faktúra vyúčtovaná je viditeľné v zozname odberateľských faktúr na základe nižšie uvedených stĺpcov:
Vyúčtovacia faktúra – určuje sa typ faktúry – PLA (je doklad k platbe), VYU (je samotná vyúčtovacia faktúra)
Vyúčtovaná – stav, ktorý označuje, či je faktúra vyúčtovaná
Kolobeh dokladov:
- Predfaktúra (R): tento doklad sa neúčtuje, slúži len ako podklad pre zaslanie odberateľovi. Užívateľ nemusí tento typ dokladu nahrávať, ak ho nepoužíval, môže postupovať tak ako doteraz.
- PLA – doklad k prijatej platbe: PLA faktúra sa líši od obyčajnej faktúry tým, že na to, aby prešla do archívu je nutné ju mať nielen spárovanú s úhradou, ale táto faktúra musí byť aj plne vyúčtovaná.
PLA faktúra ako taká sa považuje za plne vyúčtovanú vtedy, keď sú plne vyúčtované všetky jej množstevné riadky.
PLA riadok je plne vyúčtovaný vtedy, keď množstvo na ňom zodpovedá množstvu na všetkých riadkoch VYU faktúr, ktorými sa tento riadok vyúčtovával. To znamená, že na jednej VYU faktúre môže byť vyúčtovaných 20% príslušného množstva PLA riadku a na inej VYU faktúre zvyšok, napríklad 80 %.
Úhradu, ktorá sa príjme od odberateľa ako prijatý preddavok sa môže napárovať:
- buď na predfaktúru (bod 1.) v prípade, že firma nahráva predfaktúry. Z tejto sa následne úhrada prepáruje na PLA faktúru cez súvisiace doklady
- alebo priamo na PLA doklad (bod 2.), v tomto prípade nie je nutné nič prepárovávať
PLA odberateľská faktúra na 20 kusov tovaru:
Zaúčtovanie PLA faktúry:
Systém automaticky predplní účet pre prijaté preddavky z konfiguračného nastavenia (460483):
- VYU – Vyúčtovacia faktúra k PLA faktúre:
Po zapísaní hlavičkových údajov faktúry je potrebné zadať riadky VYU faktúry. Najprv sa nahodí pôvodná položka materiálu v požadovanom počte kusov 20 ks, ktorá sa bude vyúčtovávať:
Následne sa cez Doklad k platbe priradí príslušný riadok z PLA faktúry, ktorým sa riadok VYU faktúry vyúčtováva – 20 ks:
Pri vyúčtovávaní PLA faktúr má užívateľ možnosť vyúčtovať riadky z rôznych PLA faktúr, avšak iba tie, ktoré patria k danému partnerovi. Taktiež je nutné v prípade PLA aj VYU faktúry dodržať rovnaký typ faktúry (FOD, FDE, FDZ).
Zoznam PLA riadkov
Vo vyúčtovacej faktúre systém v okne zoznam PLA riadkov, ktoré sa vyvoláva pomocou tlačidla na konci poľa Doklad o platbe defaultne ponúka všetky nevyúčtované PLA riadky z faktúr, ktoré patria danému partnerovi a majú rovnaký typ (PLA aj VYU).
V pravej dolnej časti okna je možné vyvolať filter, prostredníctvom ktorého má možnosť užívateľ vidieť nastavené výberové kritériá:
V prípade potreby má možnosť užívateľ tieto kritériá zmeniť, prepnúť si zobrazovanie na všetky nevyúčtované PLA riadky, iný typ faktúry, bez obmedzenia na partnera, čiastočne vyúčtované a pod.
Farebné rozlíšenie systém zobrazuje podľa toho, či je PLA faktúra nevyúčtovaná (žltá) alebo čiastočne vyúčtovaná (červená). Zoznam, ktorý je možné v tomto okne exportovať/tlačiť môže slúžiť ako podklad nevyúčtovaných PLA riadkov pre užívateľa. Pomocou pravého tlačidla na myši na názve stĺpcov je možné zvoliť tlač alebo export do excelu. Predtým je možné si nastaviť požadované stĺpce, ich poradie a pod.
Upozornenie:
- Systém PLA riadok za plne vyúčtovaný riadkom VYU faktúry považuje vtedy, ak je množstvo užívateľom zvolenej mernej jednotky, ktorú si zvolil na PLA riadku vyrovnané (hlavná alebo pomocná).
- V prípade likvidovania riadku PLA faktúry užívateľ môže meniť iba množstvo, všetky ostatné údaje si systém preberá z pôvodného riadku a všetko si počíta sám. V prípade, že niekto bude chcieť vyúčtovať napríklad iba 50% z pôvodného PLA riadku, tak do množstva je potrebné uviesť mínusom polovicu pôvodného množstva.
Zaúčtovanie VYU faktúry:
Systém pre potreby korektného párovania saldokontného účtu 324.xxx automaticky dosadzuje variabilný symbol PLA faktúry do riadkov vyúčtovacej faktúry/faktúr (VYU), ktorou bol vyúčtovávaný. VS je preto v riadku VYU faktúry iný ako v samotnej hlavičke VYU faktúry, riadkový je pre účet 324.xxx a hlavičkový pre účet 311.xxx. Odporúčame si pre lepší prehľad tento stĺpec v tržbovom doklade VYU faktúry zobraziť.
Účtovné saldokonto
Po zaúčtovaní všetkých faktúr a prepočte účtovnej operatívy systém účtovné zápisy na účte 324.xxx vypáruje:
KVDPH:
- nulová VYU faktúra nevstupuje do KVDPH
- plusová VYU faktúra vstupuje do KVDPH do oddielu A.1
- mínusová VYU faktúra bude nasmerovaná do KVDPH do oddielu C.1.
Poznámky:
- v prípade, že podnik vystavuje zálohu bez DPH s Prenosom daňovej povinnosti, ktorá vchádza do KVDPH, musí byť PLA faktúra položkovite nahodená na konkrétne materiálové karty resp. colné sadzobníky
- VYU faktúru odporúčame vždy nahadzovať za colný sadzobník
- v prípade, že sa bude vystavovať záloha s DPH, môže byť nahratá jednou sumou, kumulovaná.
- kópiu existujúcej PLA a VYU faktúry nie je možné vytvoriť
- kópiu bežnej faktúry do typu PLA a VYU faktúry systém dovolí vytvoriť
- PLA a VYU faktúru je možné nahrať iba v domácej mene, systém na to upozorňuje hláškou:
- spôsob vyúčtovávania VYU vs. PLA faktúr môže byť nasledovné:
1:1 (jedna VYU k jednej PLA – plne vyúčtované)1:N (jedna VYU k viacerým PLA – plne vyúčtované)
1: PLA (jedna VYU k PLA – čiastočne vyúčtovanej)
Upozornenie:
- Vyúčtovacia faktúra, ktorá bude mať na sebe:
- textovú položku-riadok (nie materiálovú kartu z číselníka mat.kariet),
- mínusovú sumu,
- nulovú sadzbu,
- prázdne obe merné jednotky – bude automaticky zaradená do KVDPH do oddielu C.1 (doteraz sa takáto kombinácia faktúry nezaraďovala!).
Z tohto dôvodu, ak by niekto NECHCEL faktúru zaradiť do KVDPH je nutné na takejto faktúre buď:
- zadať mernú jednotku
- alebo nastaviť v záložke KVDPH pre oddiel na možnosť „bez nápočtu do KV DPH“
- V prípade, ak užívateľ požaduje na faktúre zadať nápočtové aj nenápočtové riadky do KVDPH na jednej faktúre, neodporúčame vykonať tento postup, nakoľko nebude korektný pre KVDPH. V takomto prípade odporúčame nahrať samostatné faktúry podľa príslušného typu nápočtu (samostatná faktúra pre nápočtové riadky a samostatná faktúra pre nenápočtové riadky).
