Ďalšie manuály Aurus EKONOMIKA
Došlé faktúry
Umiestnenie: Fakturácia - Vstupy - Doklady
V okne sa zadávajú dodávateľské faktúry a nachádza sa tu aj samotná evidencia faktúr. Faktúry je možné opravovať, kým nie sú zaúčtované, následne zaúčtovávať, alebo tlačiť. Zoznam faktúr pre vyhľadávanie je možné zobraziť pomocou tlačidla, ktoré sa nachádza v paneli nástrojov:
V rámci zoznamu faktúr systém farebne rozlišuje tie doklady, ktoré sú čiastočne uhradené (žlté) alebo celkovo neuhradené (červené):
Vyššie uvedený zoznam môže slúžiť aj ako podklad pre tlač napr.: knihy doslých faktúr. Taktiež má užívateľ možnosť vidieť prílohy k dokladom, pokiaľ boli priložené.
Faktúra v domácej mene
Zaevidovanie novej faktúry sa vykonáva pomocou tlačidla Pridať, pričom je v prvom rade potrebné vybrať otvorenú periódu, do ktorého požaduje užívateľ faktúru zaevidovať:
Hlavička dokladu:
Dodávateľ
do poľa sa zadáva dodávateľ z číselníka Odberateľov-Dodávateľov, pričom má užívateľ viacero možností na vyhľadanie:
- môže zadať IČO dodávateľa
- názov alebo písmená, podľa ktorých systém ponúkne údaje na výber
- prípadne môže zobraziť celý zoznam číselníka odberateľov pomocou predposledného tlačidla na konci poľa: …
Odporúčanie:
V prípade, že sa jedná o úplne nového zákazníka, ktorý ešte nie je vložený do číselníka odberateľov, systém umožní vykonať pridanie priamo vo faktúre pomocou tlačidla +
Číslo faktúry
zadáva sa interné číslo dodávateľskej faktúry, pod ktorým je v systéme evidovaná. Zadáva sa ručne alebo ho generuje systém
VS úplný
je to číslo variabilného symbolu, ktorý použil dodávateľ na príslušnej faktúre
Variabilný symbol
je to číslo variabilného symbolu, ktorý použil dodávateľ na príslušnej faktúre
Doklad KVDPH
číslo faktúry, ktoré dodávateľ uvádza na faktúre
Typ faktúry
vyberá sa typ dokladu a faktúry:
Dátum vystavenia
dátum vystavenia z faktúry
Dátum dodania
dátum dodania služby/tovaru z faktúry
Dátum splatnosti
dátum splatnosti predplní systém, ak je to na partnerovi v číselníku nastavené, je možné ho však prepísať ručne
Dátum zaevidovania
dátum zaevidovania faktúry
Štatistika 1,2
V tomto poli je možné vyberať preddefinované údaje z číselníka štatistík (modul Správca). Ide o univerzálny číselník pod týmto názvom, pomocou ktorého je možné sledovať a vyhodnocovať rôzne údaje na dokladoch, ktoré nie sú dostupné v rámci štandardne dodávaných polí
Poznámka
je to interná poznámka k faktúre, ktorá sa zobrazuje v zostave saldokonta
Suma
zadáva sa celková suma faktúry
Mena
zadáva sa mena dodávateľskej faktúry
Uhradiť na IBAN
systém predplní z číselníka partnerov číslo bankového účtu vo formáte IBAN
DPH účet
tlačidlo slúži na kontrolu bankového účtu dodávateľa zadaného v číselníku odberateľov/dodávateľov, či sa zhoduje s bankovým účtom, ktorý dodávateľ nahlásil finančnej správe ako účet používaný na podnikanie. Kontrola (automatická alebo manuálne spustená) sa vykonáva iba v tom prípade, ak je na hlavičke faktúry zadané IČ DPH a bankový účet dodávateľa.
Prostredníctvom parametra č. 460525 v centrálnej konfigurácii je možné túto kontrolu nastaviť tak, aby sa vykonávala automaticky pri zápise hlavičky faktúry do systému bez nutnosti stláčať tlačidlo DPH účet. Po kontrole systém poznačí príslušný stav a dátum kontroly.
Defaultné nastavenie tohto parametra je nastavené na NIE, to znamená, že kontrolu vykonáva užívateľ stlačením tlačidla DPH účet, automatická kontrola na pozadí nezbieha.
Po zadaní údajov do hlavičky faktúry (IČ DPH a bankový účet) je možné tlačidlo DPH účet stlačiť, na základe čoho systém kontrolu vykoná. Kontrola sa vykonáva on-line, takže je nutné mať internetové pripojenie, aby sa systém na pozadí napojil na stránku finančnej správy a kontrolu korektne vykonal.
V prípade, že nie je k dispozícii internetové pripojenie, systém na to upozorní hláškou a kontrolu nevykoná:
V prípade správneho účtu systém za tlačidlom DPH účet zobrazí znak správnosti:
V prípade, ak sa zadaný bankový účet v číselníku odberateľov/dodávateľov nenachádza v databáze nahlásených účtov finančnej správy, vypíše znak upozornenia:
Počas kontroly sa kontroluje aj správnosť IČ DPH, nakoľko, ak je nesprávne zadané kontrola sa nemôže vykonať. Na túto skutočnosť upozorňuje hláškou:
Uhradiť na konto
systém predplní z číselníka partnerov číslo bankového účtu
Špecifický symbol
špecifický symbol systém predplní, ak je na partnerovi v číselníku Odberatelia- Dodávatelia v záložke Bankové kontá na riadku pre príslušný bankový účet nastavený
Záložka ADRESA
V záložke sa predplnia všetky zadané údaje partnera z číselníka. Pomocou voľby FinStat je možné spustiť kontrolu týchto údajov na online platformu FinStat.sk a tieto následne aktualizovať.
Záložka OSTATNÉ
V tejto záložke je možné vidieť užívateľa, ktorý faktúru zaevidoval, číselný rad, údaje o schválení faktúry, bankový účet, z ktorého sa má faktúra platiť ako aj ďalšie doplňujúce informácie.
Záložka KVDPH
V tejto časti sa zadávajú údaje pre potreby kontrolného výkazu, osobitný režim alebo výnimku DPH.
Poznámka:
Spôsob dopĺňania faktúry/dobropisu (ťarchopisu) do kontrolného výkazu:
Došlá faktúra
Došlá faktúra do kontrolného výkazu vchádza do sekcie B.2 automaticky na základe čísla v poli Doklad KVDPH, ktoré má v hlavičkovej časti zadané. Číslo sa počas nahrávania dokladu automaticky predplní z poľa variabilný symbol, je možné ho v prípade potreby prepísať.
Zostava KVDPH-príklad-faktúra:
Dobropis/Ťarchopis
V prípade dobropisu/ťarchopisu sa do kontrolného výkazu (oddiel C.2) ako pôvodné číslo dokladu KVDPH (tj. odkaz na faktúru) ťahá číslo z poľa Doklad KVDPH tej faktúry, ktorá je priradená ako prvá v poradí k dobropisu v záložke súvisiace doklady.
Zostava KVDPH-príklad-dobropis:
V hlavičkovej časti dobropisu/ťarchopisu v záložke KVDPH sa štandardne teda nevypĺňa číslo pre pôvodný doklad KVDPH, systém dopĺňanie zabezpečuje automaticky za vyššie uvedených podmienok.
Z hľadiska správneho zaradenia do příslušného oddielu KVDPH je dôležitý aj údaj v poli Výnimka DPH=4, ktorý systém dopĺňa taktiež automaticky podľa typu dokladu D/Ť. V prípade, ak sa omylom vymaže, doklad bude zaradený do nesprávneho oddielu (B.2, namiesto C.2).
Navyše bude takýto doklad v kontrolnom výkaze zobrazený s chybou (!ZAKx – Nepovolený základ DPH-nesmie byť záporný):
Počas nahrávania dobropisu/ťarchopisu systém upozorňuje užívateľa na dôležitosť pôvodného dokladu KVPDH, ktoré sa buď doplní automaticky na základe priradenej faktúry v súvisiacich dokladoch alebo sa doplní manuálne.
Pole Pôvodný doklad KVDPH (D/Ť) sa vypĺňa manuálne v dvoch prípadoch:
- ak je v súvisiacich dokladoch s dobropisom spárovaná iná faktúra, ako je tá, ktorá bola k dobropisu pôvodne dodávateľom vystavená (napríklad z dôvodu, že bola faktúra medzičasom už zaplatená, dobropis sa vystavoval neskôr a kvôli úhradám a saldokontu sa dobropis spáruje s inou dodávateľskou fakturou). V takomto prípade by mal užívateľ v poli zadať informáciu o skutočnej faktúre, ktorá k dobropisu naozaj patrí.
- alebo ak je dobropis, ktorý je spárovaný s fakturou cez súvisiace doklady nahratý v skoršej perióde ako je faktúra, vtedy systém neťahá automaticky číslo pôvodného dokladu do KVDPH, musí sa vypĺniť manuálne.
V prípade, ak užívateľ nepriradí faktúru k dobropisu v súvisiacich dokladoch a nebude ani manuálne vyplnené pole Pôvodný doklad KVDPH (D/Ť), systém do kontrolného výkazu číslo na pôvodnú faktúru nedosadí a takýto dobropis bude označený ako chybný (s chýbajúcim číslom pôvodnej faktúry – !PFA).
Záložka KONTÁCIA
Obsah faktúry
Po vyplnení všetkých potrebných údajov v hlavičke dokladu systém údaje zapíše a zobrazí okno pre zadanie riadkov faktúry.
Záložka - Riadky FAKTÚRY
Po vyplnení všetkých potrebných údajov v hlavičke dokladu je potrebné tieto zapísať a zadať riadky faktúry, ktoré pozostávajú zo záložiek.
Záložka DPH
V tejto záložke užívateľ dosadzuje sadzbu dane, typ a kód DPH z preddefinovaných číselníkov. Ďalej základ dane, na základe ktorého systém vypočíta sumu DPH a dosadí aj príslušný účet.
Záložka Úhrady
V tejto záložke je možné vidieť spárované úhrady s faktúrou. V prípade, že bol bankový výpis spracovávaný cez homebanking a pri spustení párovania automatika faktúru z nejakého dôvodu s úhradou nespárovala, je možné tak spraviť manuálne cez pravé tlačidlo na myši pomocou voľby Pridať.
Záložka Splátkový kalendár
V prípade, že sa dohodne s dodávateľom splatenie faktúry na viackrát, je možné si splátky rozdeliť v tomto okne a to podľa dátumu splatnosti, splátky v %-ách alebo sumy splátky. V pravej časti okna užívateľ vidí, či rozdelil celých 100% sumy faktúry.
Záložka Súvisiace faktúry
V okne je možné cez pravé tlačidlo na myši pridať predfaktúru alebo iné súvisiace doklady.
Záložka Predkontácia riadkov
V tejto záložke je možné predkontovať / predpripraviť stranu Má Dať účtovného zápisu faktúry pomocou preddefinovaných predkontácií spolu s príslušnými nákladovými štruktúrami. Zobrazia sa cez pravé tlačidlo na myši, kde má možnosť užívateľ vyhľadávať a vybrať požadovaný druh pohybu, ktorý sa po zaúčtovaní prenesie do záložky – Doklad Náklady.
Záložka Objednávky k faktúre
V tejto časti je možné vidieť objednávky, ktoré patria k faktúre
Po zadaní všetkých potrebných údajov a zápise faktúry do systému užívateľ doklad zaúčtuje pomocou tlačidla Zaúčtovať, čím sa vytvorí tzv. Doklad náklady (strana MD). V prípade, že sú všetky povinné údaje ako sú organizačná jednotka, nákladové štruktúry a účty potrebné pre zúčtovanie celého dokladu prednastavené, prípadne sú zadané v záložke Predkontáca riadkov, systém všetko doplní.
Ak niektoré z týchto údajov chýbajú a nie sú systémom doplnené, je nutné ich manuálne zadať, aby bol doklad pri prenose do hlavnej knihy modulu účtovníctvo správny a z hľadiska účtovania podvojný.
Zaúčtovanie / Doklad Náklady
Upozornenie:
V prípade, že je nákladový doklad chybne zaúčtovaný, systém na to upozorňuje znakom vyznačeným nižšie. V takomto stave doklad nie je možné zaúčtovať a preniesť do účtovníctva, je nutné doplniť všetky potrebné údaje.
Kópia
Pomocou tejto voľby je možné vytvoriť kópiu existujúceho dokladu. V jednotlivých záložkách je nutné zadať údaje, ktoré užívateľ požaduje mať na novo vygenerovanej faktúre.
Ďalšie
Užívateľ môže vytlačiť protokol o likvidácii alebo presunúť doklad do inej periódy.
Faktúra v cudzej mene
V prípade potreby zaevidovania faktúry v cudzej mene je potrebné, aby bol v databáze stiahnutý vždy aktuálny kurzový lístok k príslušným dátumom, v opačnom prípade musí užívateľ zadať kurz manuálne (Modul Banka/Menu Číselníky/Kurzový lístok).
Ďalej je dôležité zadať správny typ dokladu, celkovú sumu v cudzej mene a samotnú menu, v ktorej bude faktúra v systéme evidovaná:
